Étape 1 : Importer votre liste de contacts.
Rendez-vous dans AI Brain > Contacts. Vous y verrez deux onglets principaux : All Contacts et Lists. Pour ajouter vos contacts :
Option A : Import un fichier. Préparez un fichier CSV ou Excel avec vos contacts (colonnes typiques : Prénom, Nom, Email, Téléphone, Société, etc.). Dans l’interface, cliquez sur Import. Une fenêtre ou section s’ouvre “Upload your files”. Assurez-vous que votre fichier est bien formaté (un modèle est souvent proposé : cliquez Download sample pour voir l’exemple de format). Glissez-déposez votre fichier ou sélectionnez-le, puis validez. Si tout va bien, vous verrez un message de succès et les contacts apparaître. Si certaines colonnes n’ont pas correspondu, vous serez peut-être invité à les mapper manuellement (ex: “Column ‘First Name’ -> First Name field”). Vérifiez qu’aucune donnée importante n’est ignorée.
Option B : Add Contact manuellement. Cliquez sur Add Contact. Un formulaire apparaît avec champs : First Name, Last Name, Number, Email, Company etc.. Remplissez pour un contact unique puis Save. C’est pratique pour ajouter ponctuellement un nouveau lead rencontré, sans attendre un import global. C’est plus long pour beaucoup, d’où l’intérêt de l’import initial.
Après import, vous verrez la liste de tous vos contacts dans le tableau All Contacts avec colonnes Full Name, Email, Phone No, Date Created, Actions. Parcourez un peu pour vérifier que les données sont bien là et propres. Par ex., pas de numéros mal formatés, etc.
Étape 2 : Créer des listes segmentées.
Les Lists de contacts permettent de regrouper les contacts par catégorie ou usage. Par exemple, créez une liste “Clients” (ceux qui ont acheté), une liste “Leads salon 2023”, une liste “Newsletter prospects”, etc., selon vos besoins marketing et commerciaux. Pour cela, allez dans l’onglet Lists (sous Contacts). Cliquez “Create List”. Dans la fenêtre :
Name : mettez un nom clair (visible en interne et potentiellement par les contacts s’ils se désabonnent etc. – choisissez un nom pro). Ex: “Clients Premium” ou “Prospects US”. .
Description (optionnel) : une note pour votre équipe, ex: “Liste de diffusion newsletter FR”. Il est dit que “List names are visible to contacts” – attention donc, ne mettez rien de confidentiel ou péjoratif (pas “Mauvais payeurs” visible !). La description elle n’est pas visible extérieurement.
Channel : Choisissez Email ou Phone (ou autre si proposé). Ceci indique à quel canal cette liste se destine. Ex: une liste “SMS Promotion” aura Channel = Phone. Une liste “Newsletter Email” Channel = Email. Cela permet à Emile ou Tom de cibler la bonne liste en fonction du canal. Si All (tous canaux), laissez peut-être Email par défaut.
Cliquez Save. La liste apparaît dans la table avec colonnes List Name, Active Contacts, Channel, Created Date, Actions. “Active Contacts” indiquera le nombre de contacts dans la liste (sans compte les désabonnés/inactifs). Pour l’instant c’est 0.
Étape 3 : Remplir les listes.
Retournez sur All Contacts. Sélectionnez les contacts à ajouter à une liste (case à cocher à gauche de chaque ligne). Vous pouvez filtrer d’abord (ex: ne voir que ceux dont Status = Client), via la barre en haut : Channel filter, Status filter, search. Par exemple, tapez “client” si vous aviez un champ tag, ou utilisez le menu Status: Any pour choisir Active/Unsubscribed etc. (Focus: Status: Unsubscribed montre ceux qui se sont désinscrits d’emails). Admettons que vous avez une colonne “Type” qui dit Client ou Prospect dans vos données – pas sûr, mais vous pouviez importer un champ custom, possiblement. Si oui, use Search sur “Client”. Une fois la liste filtrée, cochez la case tout en haut pour tout sélectionner d’un coup (Attention: ça ne sélectionne que la page visible, cliquer page 2 etc. s’il y a plus). Ensuite, cliquez “Add to a list”. Choisissez la liste cible dans la petite fenêtre. Validez. Vous aurez une confirmation et la liste sera mise à jour (Active Contacts x). Répétez pour d’autres segments. Vous pouvez aussi ajouter manuellement un contact individuel à des listes dans son formulaire ou via Action Edit > assigner listes, mais la méthode groupée est plus rapide.
Étape 4 : Gérer les doublons ou mises à jour.
Si certains contacts étaient en double, l’import les a peut-être fusionnés ou pas (selon email identique, il doit éviter duplicata). Vérifiez dans All Contacts s’il y en a en double. Sinon, tout bon. Pour mettre à jour un contact (ex: numéro de tel changé), cliquez l’icône Edit (crayon) en face du contact, modifiez, Save. Vous pouvez aussi Delete un contact si besoin (icône corbeille), ou en sélectionner plusieurs et choisir Delete global (dispo une fois une case est cochée, un bouton Delete apparaît).
Étape 5 : Utilisation par les agents.
Désormais, vos agents vont utiliser ces contacts. Par exemple :
Emile (emailing) va vous permettre de choisir une liste de contacts lors de la création d’une campagne. Seules les listes Channel=Email actives s’afficheront. Vous verrez List Of Target (Select) avec vos listes, et Estimated Segment Size: N calculé.
Seth (prise RDV) utilisera peut-être Trigger: Systeme.io (ou integration CRM) pour capter de nouveaux leads, puis leurs informations atterrissent dans Contacts (ex: Mary Freund etc. qu’on voit en UI demo). Quand il engage la conversation, il mettra à jour éventuellement le contact (ex: marquer Engaged ou No answer).
Tom & Rebecca (phone) auront leur Call Campaigns destinées à une liste de contacts Channel Phone. Vous aurez un champ Target Contact Lists dans New Campaign où sélectionner par ex “Leads à appeler”.
Les contacts ont des statuts dynamiques en fonction des interactions : Engaged/Unconfirmed/Unsubscribed/Bounced. Ces statuts peuvent être vus via le filtre Status (vous noterez dans l’UI code, Active, Unsubscribed etc.). Par exemple, quand un email bounce, Emile marquera le contact en Bounced (il figure toujours dans la liste mais on peut le filtrer). Un unsub (désinscription) sur une newsletter, Emile le passera Unsubscribed. Les agents respecteront ces statuts : Emile n’enverra plus aux Unsubscribed automatiquement, Tom n’appellera pas DoNotCall si on le prévoit (ça, c’est possiblement à gérer via tag ou status inactif).
Étape 6 : Maintenance et enrichissement.
Pensez à maintenir vos contacts à jour. Par ex, après un salon, importez la nouvelle liste de prospects obtenus. L’outil supporte l’import incrémental (il ajoutera ou maj les existants par email). Surveillez les bounces et désinscriptions après chaque campagne – nettoyez éventuellement en les supprimant ou en laissant marqués.
Respectez RGPD: si un contact demande suppression, supprimez-le de Contacts. Vous pouvez exporter les contacts (pas montré, mais souvent un bouton Export CSV existe) pour sauvegarde ou usage externe.