Étape 1 : Connecter un compte d’envoi d’emails.
Rendez-vous dans AI Brain > Integrations et connectez le service email que vous utilisez. Les options typiques : Google (Gmail) – connectez votre compte Google si vous envoyez via Gmail ou G Suite. Ou SMTP personnalisé – certaines plateformes permettent d’ajouter un serveur SMTP, utile si vous avez un routage d’email via votre site ou un service tiers. Dans la liste d’intégrations, “Google 0 connected account” passe à “Google 1 connected account” une fois connecté. Assurez-vous que l’adresse utilisée est celle d’envoi souhaitée pour vos campagnes (par ex. [email protected]). Si vous souhaitez utiliser un service d’envoi massif (Sendinblue, Mailchimp API), voyez si Ecosysteme.ai offre une intégration spécifique ou utilisez Gmail tant que la volumétrie est raisonnable. Pourquoi cette étape ? Parce qu’Emile envoie les emails via votre compte pour que ça vienne de votre adresse. Sans compte connecté, Emile ne peut pas expédier (ou alors par un serveur par défaut qui risque d’aller en spam).
Étape 2 : Importer vos contacts et créer des listes.
Avant d’envoyer quoi que ce soit, Emile a besoin de destinataires. Allez dans AI Brain > Contacts. Importez ou ajoutez vos contacts (voir fiche AI Brain pour les détails). Ensuite, créez des listes de contacts pertinentes. Par exemple, une liste “Clients_Actuels” et une liste “Prospects_Chaud”. Ou une liste par langue si vous envoyez dans plusieurs langues. Chaque campagne email cible une ou plusieurs listes. Pour créer une liste, cliquez “Create List”, donnez un nom explicite (ex: Newsletter FR), éventuellement une description (interne), et choisissez le canal “Email”. Enregistrez – la liste apparaît avec le nombre de contacts et le canal Email associé. Ajoutez-y les contacts voulus (via sélection puis “Add to list” dans Contacts).
Étape 3 : Configurer la campagne email dans Emile.
Allez dans le menu Emile (Newsletter). Vous verrez probablement trois onglets : Dashboard, Campaigns, Calendar. Pour créer une nouvelle campagne, rendez-vous dans Campaigns et cliquez “Add Campaign”. Le processus se fait en plusieurs étapes (généralement 3 étapes guidées).
(1) Campaign Basics : Remplissez les champs de base. D’abord un titre de campagne (ex: “Newsletter Octobre 2025”). C’est interne, pour vous repérer. Puis l’objectif de campagne (parfois appelé Campaign Goal). Il peut y avoir un menu déroulant – par ex “Promote an offer / Inform & Educate / Re-engage leads / Annoncer une nouveauté / Autre”. Choisissez ce qui se rapproche (c’est utile pour que l’IA adapte le style : promotionnel vs informatif). Ensuite, le champ Subject (objet de l’email). Saisissez l’objet ou un aperçu si vous voulez que l’IA le finalise. Par ex: “Découvrez nos nouveautés d’octobre !” (Vous pourrez laisser Emile le peaufiner aussi). Puis Account : sélectionnez le compte d’envoi connecté (votre adresse mail). S’il n’apparaît pas, l’intégration n’est pas faite correctement. Ensuite CTA Type (Call-to-Action) : c’est ce que vous voulez que le destinataire fasse. Options typiques : “Book a meeting”, “Visit a link (landing page)”, “Reply to email”. Choisissez par ex “Visit link” si vous avez une page web cible, ou “Book meeting” si le but final est un RDV. Selon ce choix, le champ suivant change. Si Book a meeting : il faudra sélectionner le calendrier ou le lien vers agenda dans Call to action link (qui devient un menu). Si Send to a link : fournir l’URL de destination. Si Ask for a reply : alors pas de lien à mettre (Emile orientera le mail pour inciter à répondre directement). Remplissez donc Call to action link en cohérence (ex: URL de votre site, ou choisissez l’agenda si c’est un RDV).
Une fois ces champs OK, cliquez “Continue”.
(2) Targeting & Scheduling : Vous définissez ici la cible et le timing. List of Target* : sélectionnez la/les listes de contacts à qui envoyer. Si par exemple vous voulez n’envoyer qu’aux prospects et pas aux clients, choisissez uniquement Prospects_Chaud. Emile affichera peut-être la taille estimée du segment (ex: “Estimated Segment Size: 120 contacts”). Puis Desired Tone : c’est le ton de l’email. Menu déroulant avec possiblement “Professionnel, Amical, Storytelling, Provocateur, Éducatif, Inspirant”. Choisissez en fonction du message (ex: Éducatif pour une newsletter informative, Provocateur/inspirant pour un email de motivation). Si vous avez activé “Include branding (AI Brain)?”, attention cela peut désactiver le choix de tone (car l’IA va suivre le ton de votre marque issu du Brain). Donc décidez: soit vous laissez Emile se baser sur le Brain (il utilisera alors le style global de votre marque), soit vous imposez un ton ici. Ensuite Language : choisissez la langue de l’email (FR, EN, etc.). Important si vous avez des contacts de différentes langues : faites une campagne par langue. Puis Send Time Window : c’est l’intervalle préféré d’envoi (par ex: 9h-11h du matin). Sélectionnez un créneau où vos destinataires sont réceptifs. Start Date : la date à laquelle démarrer l’envoi. Par défaut, aujourd’hui ou le lendemain. Frequency : si c’est une campagne unique, choisissez “One-time”. S’il s’agit d’une séquence ou d’une campagne récurrente, précisez (par ex: “Daily for 3 days” ou “Weekly” selon options disponibles). Dans le cas d’une newsletter mensuelle, vous configureriez cela différemment (plutôt une campagne distincte chaque mois). Ici, pour un envoi unique, fréquence = none (one-time). Validez en cliquant “Continue”.
(3) AI Setup & Prompting : C’est ici que vous orientez la rédaction par Emile. On vous propose d’abord “Include branding (AI Brain)?” – cochez si vous voulez que l’IA utilise les informations de l’AI Brain comme référence (valeurs, style, contenus précédents). C’est généralement recommandé, sauf si vous souhaitez un email très à part. Ensuite, Custom prompt for AI : c’est l’endroit où vous décrivez ce que doit contenir l’email. Par exemple : “Écrire un email de ré-engagement pour des leads froids afin de leur reparler de notre offre de formation IA, en insistant sur la nouveauté du module X. Ton amical et motivant, inciter à réserver un appel.”. Soyez clair et concis; c’est comme un brief que vous donneriez à un copywriter. Emile s’en servira comme base. En dessous, Text Length : choisissez court, moyen, long (les valeurs exactes peuvent être par ex: 50-100 mots, 100-200, 200-400, 400+ selon ce que vous voulez). Une newsletter peut être moyenne (100-200 mots), un email de vente initial plutôt court (50-100 pour être lu facilement), un email très informatif plus long. Sélectionnez donc la taille souhaitée. Puis Products/Service to feature : si c’est un email promo ou produit, indiquez ici le(s) produit(s) mentionné(s). Par ex: “Offre IA Premium” – cela aide l’IA à focaliser le texte dessus. Enfin, Review before sending : on vous propose sans doute un toggle “Yes/No”. Si vous mettez Yes, l’email sera généré et programmé, mais restera en attente de votre validation avant envoi. Il ne partira pas tant que vous ne l’aurez pas approuvé dans l’interface (typiquement via l’onglet Calendar). C’est conseillé au début, pour garder le contrôle. Une note de l’interface précise probablement que si c’est désactivé, l’email partira automatiquement au créneau prévu, tandis que si c’est activé, vous recevrez une notif 24h avant envoi pour aller vérifier le contenu. Choisissez selon votre niveau de confiance.
Cliquez “Launch Campaign” pour terminer (ou “Save as Draft” si vous voulez juste enregistrer sans planifier).
Étape 4 : Validation et ajustements (si applicable).
Si vous avez opté pour la relecture manuelle, allez dans Emile > Calendar. Vous y verrez la campagne placée à la date/heure prévue. En mode Month View ou Week View, trouvez l’événement (par ex: “Newsletter Octobre – 10 AM”). Cliquez dessus, puis sur “Review/Edit email”. Vous pourrez lire l’email généré par Emile. Relisez soigneusement : corrigez d’éventuelles petites erreurs ou tournures. S’il manque quelque chose, ajustez le texte ou retournez à l’étape de prompt (vous pouvez re-générer une version en éditant le prompt et cliquant regen, si l’outil le permet). Une fois satisfait, cliquez “Approve”. L’email est maintenant approuvé pour envoi. S’il y avait un blocage (ex: pas de calendrier connecté pour un CTA meeting), la plateforme vous l’aurait signalé ici – réglez-le avant d’approuver (par ex, connectez le calendrier manquant puis revenez approuver).
Si vous n’aviez pas choisi la validation manuelle, Emile a déjà placé l’envoi. Vous pouvez quand même aller dans Calendar pour jeter un œil au contenu généré (il sera en lecture seule ou modifiable selon l’UI). Vous pouvez encore intervenir (par ex “pause campaign”) si vous voyez un souci avant l’heure d’envoi.
Exemple – Vue Calendrier d’Emile : on voit ici un aperçu mensuel avec les campagnes email programmées (ex: “XYZ Campaign 10 AM” sur certains jours). Cela permet de planifier vos communications et de vérifier les envois prévus. Un clic sur chaque entrée donne le détail du mail et la possibilité de l’éditer si la relecture manuelle est activée.
Étape 5 : Envoi et suivi de performance.
À la date et heure choisies, Emile envoie automatiquement l’email à toute la liste sélectionnée, via votre compte connecté. Vous pouvez suivre en temps réel ou après coup les statistiques dans Emile > Dashboard. Ce tableau de bord vous affichera par campagne ou globalement : Total Emails Sent, Emails Delivered, Emails Ouverts, Clics, Bounces (emails revenus en erreur), etc.. Par exemple, vous verrez “Total Emails Sent: 500 – Delivered: 480 – Opened: 300 – Clicks: 50 – Bounced: 20”. Emile mettra en évidence le taux d’ouverture et taux de clic calculés. Il pourra aussi signaler si la campagne est en cours (si l’envoi est étalé sur une plage horaire par ex) ou terminée. S’il y a eu un souci (ex: adresses invalides), regardez la section Issue Detected (il peut y avoir un statut de campagne en erreur avec détail, par ex: un problème d’authentification du compte email). Dans l’onglet Campaigns, chaque ligne de campagne aura un statut (Running, Scheduled, Terminated, Draft, Issue). Après envoi, ce statut devient Completed ou Terminated. Vous pouvez cliquer “View Report” en face de la campagne pour voir les stats détaillées.
Étape 6 : Analyse et amélioration continue.
Emile utilise ces stats pour s’améliorer. Par exemple, il peut comparer les taux d’ouverture de différentes campagnes et en conclure des best practices qu’il appliquera. Dans votre tableau de bord, il se peut que certaines visualisations ou suggestions apparaissent du type “Meilleur horaire: Mardi 10h (OU 25%) vs Vendredi 17h (OU 15%)”. Emile va naturellement commencer à privilégier les mardis matin pour vos envois futurs si c’est pertinent. Pareil pour le contenu : s’il a testé deux objets différents (A/B testing) – mettons “Offre exclusive” vs “-20% pour vous” – et qu’il voit que le second performe bien mieux, il utilisera ce style d’objet plus souvent. Vous pouvez configurer Emile pour qu’il effectue automatiquement des A/B tests sur un petit pourcentage de la liste puis envoie le meilleur objet au reste (si l’option existe, activez “Automatic subject line A/B test”). Quoi qu’il en soit, passez régulièrement sur le dashboard pour valider les insights qu’Emile tire. C’est une collaboration : l’IA propose, mais vous pouvez donner votre feedback. Par exemple, si Emile décide de raccourcir tous les emails parce que les courts ont fait plus de clics, mais que vous tenez quand même à du contenu plus riche, vous pouvez ajuster dans le prompt la fois d’après (par ex: “ne pas hésiter à mettre plus de détails, même si l’email est plus long”). Emile suivra vos directives avant ses optimisations internes.