(Rebecca partage la même infrastructure que Tom, puisque tous deux opèrent via la section “Phone”. Certaines étapes sont donc similaires ou communes. Ici nous nous concentrons sur la partie appels entrants.)
Étape 1 : Ajout d’un numéro de réception. Comme pour Tom, commencez par configurer un numéro de téléphone dans Phone > Phone Numbers. Si vous souhaitez un numéro dédié pour votre standard (fortement recommandé), vous pouvez par exemple acheter un numéro virtuel via Ecosysteme.ai (s’il y a une option du genre). Sinon, utilisez votre numéro existant. Entrez-le et vérifiez-le comme indiqué en étape Tom (appel de confirmation). Veillez à cocher que ce numéro gérera des appels entrants (inbound). Une fois actif, ce numéro sera celui que vos clients appellent et qui sera pris en charge par Rebecca.
Étape 2 : Profil vocal de Rebecca. Allez dans Phone > Call Agents. Si vous n’avez pas déjà un profil de voix féminine appropriée, créez-en un (New Agent). Sélectionnez par exemple Language: FR & EN, Voice: [Voix féminine claire], et Type: “Inbound” si proposé (ou “Both” si unique). Nommez-le “Rebecca” pour vous repérer. Ajoutez l’agent. (Vous pouvez aussi utiliser le même profil que Tom s’il correspond, mais mieux vaut distinguer pour pouvoir choisir des voix différentes pour homme et femme).
Étape 3 : Script d’accueil et paramétrage. Rendez-vous dans Phone > Call Campaigns mais cette fois du côté Inbound (si l’interface sépare Outbound/Inbound). Créez une nouvelle campagne d’appels entrants (ce terme peut sembler étrange pour des entrants, mais on configure en fait le comportement du standard). Dans le formulaire :
Donnez un nom (ex: “Standard principal”).
Campaign Type : choisissez “Inbound call campaign”.
Numéro : assignez le numéro qui doit être géré (celui ajouté en étape 1).
Agent : choisissez le profil vocal “Rebecca” créé en étape 2.
Choisir un calendrier : si vous voulez que Rebecca puisse fixer des RDV dans un agenda spécifique, sélectionnez le ici (ex: “Agenda Commercial”). Cela sera utilisé quand elle proposera un créneau (elle checkera ce calendrier).
Tags/résultats : configurez les catégories de fin d’appel pertinentes pour les entrants (par ex: Intéressé, Demande d’info, Problème technique, Autre). Dans l’interface il y a une section pour sélectionner ou ajouter des tags. Ceci servira à classer les appels dans les rapports.
Script d’accueil (Catch Phrase) : rédigez la phrase de bienvenue. Ex: “Bonjour et bienvenue chez [Votre Société]. Je suis [Rebecca], comment puis-je vous aider aujourd’hui ?”. Essayez de la garder courte et amicale.
Instructions de conversation : Ici, vous pouvez donner quelques lignes directrices à Rebecca. Par exemple : “Si le client demande le support technique, collecte son nom, numéro client et une description du problème, puis informe que nous le rappellerons sous 2h.”; “Si c’est une demande commerciale, proposer de fixer un rendez-vous avec un commercial via l’agenda.”; “Pour toute autre demande, prendre un message.”. Écrivez ces consignes claires dans le champ du script ou prompt de Rebecca. Ce champ peut être structuré en bullets ou paragraphes, ce n’est pas grave, l’IA interprétera.
Transfert direct (optionnel) : Indiquez si un transfert d’appel doit être tenté pour certains cas. Par ex: “Si appel urgent technique pendant heures de bureau, transfère vers 01 23 45 67 89.”. Vous pourriez avoir un menu style “Transfer number for urgent calls” où remplir cela. Si c’est le cas, paramétrez-le.
Sauvegardez la configuration (Save Campaign ou équivalent). Désormais, toute personne appelant le numéro en question sera prise en charge par Rebecca selon ces réglages.
Étape 4 : Simulation et test. Il est vivement conseillé de tester en conditions réelles. Prenez votre téléphone, appelez le numéro. Vous devriez entendre Rebecca déclamer le message de bienvenue que vous avez écrit, puis attendre votre demande. Essayez de lui poser une question de base (ex: “Quels sont vos horaires ?”). Elle devrait répondre en se basant sur les infos de l’AI Brain (assurez-vous que vos horaires sont bien renseignés dans un snippet). Essayez un cas de chaque (demande support, demande commerciale…) pour voir si elle suit bien le script (collecte les infos, etc.). Corrigez le script au besoin ou enrichissez l’AI Brain pour combler les blancs.
Étape 5 : Gestion des appels en direct. Lorsque des appels réels arrivent, Rebecca opère seule. Si un appel nécessite un transfert en live et que vous l’avez configuré, elle appellera en conférence le numéro du collègue désigné. Sinon, elle prendra un message. Vous pouvez suivre en temps réel dans Phone > Inbound Calls les appels actifs ou terminés. Par exemple, un tableau listera Date/Heure – Agent (Rebecca) – Caller number – Statut – Durée – Actions. Un statut “-” peut signifier appel en cours ou terminé sans action particulière. En cliquant sur un appel, vous pourrez voir les transcriptions (Rebecca enregistre et transcrit ce que dit l’appelant et ses propres réponses). Cela est très utile pour vérifier la satisfaction client.
Étape 6 : Suite et suivi. Après chaque appel, Rebecca génère un compte-rendu. Par exemple “Appel de M. Durand, souhaite une démo, RDV fixé mardi 10h avec commercial.” ou “Mme X a un problème de connexion – ticket support #123 créé.”. Ces notes apparaissent soit dans un email automatique vers vous, soit dans l’interface (Notification ou module Support Client). Pensez à les consulter pour effectuer les actions de suivi nécessaires (ex: un client a laissé un message – rappelez-le dans la journée). Rebecca peut envoyer automatiquement un SMS/email de confirmation au client si approprié (par ex pour un RDV pris : “Votre RDV est confirmé le 12/09 à 15h avec M. Untel.”). Assurez-vous que ces envois sont activés et correctement rédigés (souvent un modèle standard est utilisé que vous pouvez personnaliser quelque part).