Rappels de configuration importants :
Vérification réglementaire : Assurez-vous de respecter la législation sur les appels commerciaux (liste d’opposition type Bloctel en France, heures d’appel autorisées, etc.). Tom exécutera les appels que vous lui demandez sans le savoir, donc c’est à vous de filtrer les contacts à appeler selon les règles.
Intégration Calendrier : Pour que Tom puisse caler des rendez-vous automatiquement, connectez un agenda dans AI Brain > Integrations (Google Calendar ou Calendly). Sinon, Tom proposera un RDV mais devra vous laisser gérer la confirmation. Une intégration manquante entraînera un message d’avertissement dans la config de campagne (par ex. “No calendar connected. Please connect one in the AI Brain.” si vous avez choisi une action “Book a meeting” sans calendrier lié).
Scripts conditionnels avancés : L’interface actuelle ne permet pas de coder de scénario complexe (ex: si réponse A alors dire X, sinon Y) de façon arborescente, mais Tom est capable d’un minimum de flexibilité grâce à l’IA. Cependant, pour des campagnes complexes, il est recommandé de les scinder en étapes ou de faire des scripts courts et d’entraîner l’IA via l’AI Brain sur les réponses possibles. Par exemple, ajoutez un snippet “Si prospect dit qu’il n’est pas disponible : proposer de rappeler plus tard”, etc. Tom s’en imprégnera.
Limitations techniques : Surveillez le nombre d’appels simultanés. Par défaut, Tom passe les appels un par un par agent vocal. Si vous avez un énorme volume et besoin de paralléliser, discutez-en avec l’équipe technique (il est possible de lancer plusieurs campagnes en parallèle avec des profils d’appel distincts, mais attention à ne pas saturer les lignes).
Champs obligatoires dans la config campagne : Contact List, Agent Voice, Script – sans ces éléments la campagne ne peut démarrer. Le numéro appelant doit être actif.
Champs optionnels : Durée max (il y a une valeur par défaut si non précisé, ex: 5 min), Tags de suivi (il y a des tags par défaut Intéressé/Pas intéressé/etc., mais vous pouvez en ajouter dans Settings si souhaité), Notes automatiques (générées par l’IA, champ non éditable par vous).
Paramètres avancés :
Vous pouvez paramétrer la détection des répondeurs. Par exemple, indiquer que si une messagerie vocale répond, Tom doit raccrocher sans laisser de message, ou au contraire laisser un message vocal pré-enregistré. Ce réglage se trouve dans les options de campagne avancées (checkbox “Leave voicemail” ou similaire).
De même, la gestion des refus peut être paramétrée – ex: si la personne dit “plus jamais ne m’appelez”, Tom peut automatiquement marquer ce contact comme DoNotCall et ne plus le contacter. Cela se fait via la configuration des tags et d’une liste d’exclusion.
Heures d’appel : dans Settings généraux ou campagne, spécifiez la plage horaire où les appels sont autorisés (par défaut heures de bureau). Tom respectera ce créneau pour ne pas appeler à des heures indues.
Transfert à un humain en live : optionnellement, vous pouvez indiquer un numéro “de transfert”. Ainsi, si au cours de l’appel le prospect souhaite parler à un humain, Tom peut dire “Je vous passe mon responsable” et transfère l’appel vers votre commercial en temps réel. Cette option nécessite d’être bien configurée (et que quelqu’un soit disponible pour prendre le relais). Dans la campagne, c’est paramétré via un champ “Transfer Number”.