Étape 1 : Ajout d’un numéro de téléphone. Pour que Tom puisse appeler, il faut d’abord configurer un numéro d’émission. Allez dans la section Phone > Phone Numbers de l’interface. Cliquez sur “New Phone Number”. Ici, vous pouvez soit enregistrer votre numéro existant, soit obtenir un numéro virtuel dédié (selon ce qui est proposé). Supposons que vous enregistriez un numéro existant : entrez le numéro, un nom (ex: “Standard commercial”), et précisez si c’est pour appels sortants, entrants ou les deux. Vous recevrez alors un appel ou un SMS de vérification – suivez les instructions (par ex., composer un code sur le téléphone) pour valider que vous en êtes bien le propriétaire. Une fois validé, le statut du numéro passera à “Active” dans la liste. (À noter : vous pouvez ajouter plusieurs numéros si besoin, par ex un par pays, afin que Tom appelle avec un indicatif local.)
Étape 2 : Création d’un agent d’appel (profil de voix). Rendez-vous ensuite dans Phone > Call Agents. Ici figurent les profils vocaux utilisables par Tom (et par Rebecca, l’IA réceptionniste, puisque la plateforme téléphonique est partagée). Cliquez sur “New Agent” pour en créer un dédié à Tom. Renseignez un nom d’agent (par ex. “Voix Masculine – Francais”), choisissez la langue (French, English…) et la voix souhaitée. La voix correspond à un timbre préconfiguré (par ex. voix masculine 1, voix féminine 2… vous pouvez en écouter des extraits si disponibles). Sélectionnez également le type d’usage : ici ce sera “Outbound” (appel sortant) pour Tom. (On pourrait créer un agent type “Inbound” pour Rebecca, voir section Rebecca.) Validez en cliquant “Add Agent”. Votre nouveau profil vocal apparaît dans la liste, avec son nom, langues et statut (0 call au début).
Étape 3 : Configuration de la campagne d’appels. Allez dans Phone > Call Campaigns. Cliquez “New Campaign” (vous pouvez avoir une séparation Outbound Calls et Inbound Calls dans l’interface – prenez Outbound pour Tom). Un formulaire de campagne s’ouvre :
Donnez un nom à la campagne (ex: “Relance SalonSept2025”).
Sélectionnez l’agent vocal qui mènera l’appel (dans le menu “Agent”, choisissez le profil que vous venez de créer).
Maximum Call Time : définissez une durée max pour chaque appel, en minutes. Par ex. 5 minutes pour un appel de prospection simple. Au-delà, l’IA cherchera à conclure ou reporter.
Target Contact List : sélectionnez la liste de contacts à appeler. (Vous aurez préalablement importé/segmenté vos contacts dans l’AI Brain – voir fiche AI Brain. Si aucune liste n’apparaît, créez-en une dans Brain > Contacts, par ex. “Prospects Salon 2025”). Vous pouvez cliquer “Create New Contact List” depuis ce formulaire si besoin.
Choix de l’agent IA (persona) : dans certaines interfaces, il faut confirmer que c’est bien Tom l’agent IA qui va gérer la campagne (si plusieurs IA phone existent). Si on vous propose “Choose an agent” avec une liste (Tom ou Rebecca), choisissez Tom (généralement associé à “Engages the Conversation” – c’est sa description).
Choix du numéro appelant : si vous avez plusieurs numéros, spécifiez lequel doit être utilisé pour ces appels (ex: le numéro que vous avez activé en étape 1). S’il y en a un seul, il sera pris par défaut.
Votre “Catch Phrase” : c’est la phrase d’intro que Tom dira à chaque appel. Exemple : “Bonjour, ici [Prénom] de [Votre Société]. Je vous appelle suite à votre intérêt pour nos solutions de marketing digital.”. C’est en quelque sorte le script d’ouverture pour capter l’attention. Saisissez-la dans le champ dédié.
Votre Call Script : c’est le reste du script de l’appel. Vous pouvez l’écrire en style conversationnel avec éventuellement des embranchements. Par ex.: “Si la personne est intéressée : propose le RDV – Sinon : remercie poliment et termine.” Dans l’interface actuelle, ce champ attend un texte libre avec éventuellement des indications. (L’IA suivra ce script au mieux, mais pourra aussi improviser légèrement pour répondre aux questions grâce à ses capacités). Insérez-y les points clés que Tom doit aborder, les questions qualificatives (par ex.: “Est-ce que vous utilisez déjà un logiciel X ?”).
Une fois ces champs remplis, vous pouvez souvent tester avant de lancer pour de bon. Utilisez le bouton “Test Call” si présent : Tom simulera un appel avec vous (ou appellera juste votre numéro) pour vous faire écouter le rendu. Cela permet de vérifier que la voix vous convient et que le script sonne naturel. Si tout est ok, cliquez “Launch Calls” pour démarrer la campagne. Tom va alors appeler les contacts un par un.
Étape 4 : Suivi en temps réel et post-appels. Allez dans Phone > Outbound Calls pour voir la liste des appels passés. Vous y verrez chaque contact avec le statut : Running (en cours), Completed, No Answer, Not Interested, etc. Par exemple, un extrait peut montrer : Campaign Name – Agent – Date – Recipient No – Status – Duration. Vous pouvez actualiser pour suivre l’avancée. Si un appel a abouti positivement, il sera peut-être tagué comme “Interested”, etc., selon les tags de résultat que vous pouvez configurer (intéressé, pas intéressé, à rappeler…). Après la campagne, consultez chaque résultat. Vous pouvez souvent écouter l’enregistrement de l’appel (il y a un bouton “Listen to call”), ainsi que lire les notes automatiques (compte-rendu) que Tom a consignées. Par exemple “Client intéressé, RDV calé mardi 10h.”. Les enregistrements audio vous permettent de contrôler la qualité et la conformité des appels de Tom.
Exemple – Interface de gestion des appels téléphoniques (Tom & Rebecca) : on y configure les numéros de téléphone et les profils vocaux (“Call Agents”) pour les appels sortants/entrants. Ici, trois profils d’agent d’appel sont listés, chacun avec une langue et une voix définie, prêts à être utilisés dans des campagnes d’appels.
Étape 5 : Suite donnée aux appels. Pour les appels ayant abouti à un rendez-vous, vérifiez dans votre calendrier que l’événement a bien été créé (si l’IA a accès à votre agenda, elle l’a normalement fait automatiquement). Sinon, Tom aura noté dans les notes qu’un prospect souhaite un RDV : à vous ou votre équipe de le planifier manuellement ensuite. Pour les appels sans réponse, Tom peut automatiquement envoyer un SMS/message vocal de suivi si vous l’avez configuré ainsi, ou reprogrammer une tentative plus tard (on peut paramétrer le nombre de tentatives par contact, ex: 3 essais à 2h d’intervalle). Finalement, archivez ou exportez le rapport de campagne pour votre CRM si nécessaire.