Que ce soit les données de vos clients (dans Contacts) ou de vos employés (via Rima) ou même vos propres informations, la confidentialité est primordiale. Voici comment Ecosysteme.ai et vous-même contribuez au respect de la vie privée :
Conformité RGPD & autres régulations :
Ecosysteme.ai se conforme aux lois de protection des données en vigueur. Par exemple, les contacts que vous importez – vous devez avoir le droit de les utiliser (consentement pour emails marketing, etc.). De son côté, Ecosysteme.ai agit en sous-traitant de vos données : elle ne les utilise pas en dehors de votre usage, et vous pouvez exercer sur elles les droits prévus (demande de rectification, suppression, portabilité) en passant par vous. Par exemple, si un de vos contacts vous demande de l’“oublier”, vous devez le supprimer de votre base de Contacts, et cette suppression sera répercutée (Ecosysteme.ai n’en garde aucune copie hormis backups temporaires).
Transparence vis-à-vis des utilisateurs finaux :
Lorsque vos IA interagissent avec des personnes (clients, prospects), assurez-vous de les avoir informés qu’ils parlent à une IA le cas échéant (surtout dans un contexte support ou marketing automatisé). Ce n’est pas une exigence légale partout, mais c’est une bonne pratique de transparence et cela évite toute accusation de manipulation. Par exemple, dans un email envoyé par Emile, vous pouvez signer “Emile (IA Copywriter de [votre société])” ou au moins s’assurer que le contenu est tel qu’il ne trompe pas sur l’origine. De même pour les appels de Tom ou Rebecca – ils sonnent très humains, mais il serait correct d’indiquer à un moment qu’il s’agit d’un agent virtuel (certains pays pourraient l’exiger prochainement). Ecosysteme.ai encourage une utilisation honnête de ses IA.
Limitation de conservation :
Par défaut, Ecosysteme.ai conserve vos données tant que votre compte est actif, pour vous fournir le service. Si vous le résiliez, vos données seront supprimées au bout d’un certain délai (sauf obligations légales de les garder plus longtemps). Elles ne traîneront pas indéfiniment. Vous pouvez aussi choisir de supprimer certains historiques ou fichiers dans l’AI Brain si plus pertinents (par exemple, après un certain temps, nettoyer pour ne garder que l’actualité). C’est une bonne hygiène pour minimiser les données présentes.
Séparation des données entre clients :
Votre AI Brain est étanche par rapport à celui d’une autre entreprise utilisant Ecosysteme.ai. Il n’y a pas de mise en commun ou de risque que vos infos se mélangent. Chaque client a son environnement isolé, logiquement par design (multi-tenant architecture cloisonnée). Donc pas d’inquiétude qu’une autre société voit vos contacts ou que vos requêtes soient traitées par leurs agents. Tout est compartimenté et authentifié.
Responsabilité partagée :
En internalisant l’utilisation d’IA sur vos données, vous gardez la main. C’est plus sûr que d’utiliser ChatGPT public où vos données partiraient sur des serveurs d’OpenAI partagés et potentiellement utilisés pour l’entraînement public (ce qui n’est pas le cas ici). Ecosysteme.ai ne le fait pas. Cependant, cela vous confère aussi la responsabilité de bien utiliser cet outil. Par exemple, n’uploadez pas de données ultra-personnelles non nécessaires (genre numéros de CB complets de clients, etc.). Si vous traitez des données clients via l’AI Brain, mentionnez-le dans votre propre politique de confidentialité et assurez-vous d’avoir leur consentement si requis (ex: pour importer une liste d’emails prospects, vous devez avoir leur opt-in). Ecosysteme.ai facilite la conformité en gérant les désinscriptions automatiquement – utilisez ces fonctions pour respecter le droit des personnes (ne pas mailer un unsub, ne pas contacter quelqu’un qui a refusé).
Demande d’accès ou suppression :
Si un client vous demande “supprimez toutes mes données”, vous devez le faire dans vos outils – dont Ecosysteme.ai. Heureusement, c’est facile : supprimez son contact dans Contacts, et supprimez toute conversation ou note le concernant dans Knowledge ou l’historique (il n’y en a a priori pas dans Knowledge sauf si vous aviez mis un doc sur lui ce qui serait étrange). Ainsi, vous pouvez répondre à ses demandes RGPD. Si vous vouliez extraire tout ce que vous avez sur lui, exportez la fiche contact et les logs de conversation liés. Ecosysteme.ai est prêt pour ce genre d’exercice de transparence si vous en avez besoin.
En un mot, Ecosysteme.ai fournit un cadre technique solide pour la confidentialité, mais c’est en combinant cela avec vos propres mesures de conformité et de transparence que vous atteindrez un niveau optimal de respect de la vie privée.