Étape 1 : Ajouter des Snippets de connaissance.
Rendez-vous dans AI Brain > Knowledge. Vous y voyez trois sous-onglets : Snippets, Websites, Files. Commençons par les Snippets. Ce sont de courts blocs d’information (quelques phrases à quelques paragraphes) que vous voulez enseigner aux IA.
Cliquez “Add Snippet”. Un formulaire s’ouvre :
Title ou sujet du snippet (il n’apparaît pas dans l’extrait de code, mais logiquement il y a un champ titre). Par ex: “Politique Retour Produit” ou “Chiffre clé 2022”.
Details / Content : c’est le corps du snippet. Saisissez ici l’info de façon claire et complète. Ex: “Notre politique de retour produit : tout client peut retourner un produit sous 30 jours après achat pour remboursement, à condition que… etc.”. Ou “CA 2022 : 1,2 M€, en croissance de 20% vs 2021.”. Plus c’est détaillé, mieux c’est. Il est dit “The more details, the better!” dans l’UI. Ce snippet sera utilisé textuellement par les IA pour répondre ou agir, donc assurez-vous qu’il soit exact et à jour.
(Il n’y a pas de champ de tags ou catégories visible, mais vous pourriez structurer en incluant le domaine dans le titre, ou peut-être l’UI propose de choisir une catégorie si présent).
Cliquez Save. Le snippet apparaît dans la liste Snippets. Vous pouvez en ajouter autant que nécessaire. Idées de snippets utiles : “Valeurs de l’entreprise”, “Caractéristiques produit A”, “Tarifs et formules”, “Procédure interne X”, “Réponse type question Y”, etc.
Initialement, l’UI montre “Brain AI is empty – Add information to use it”. Après ajout, cela disparaît (il montrera la liste).
Étape 2 : Ajouter une source Website.
Dans Knowledge > Websites, cliquez “Add Website”. Vous pourrez fournir une URL que vous voulez que les IA connaissent. Par ex: votre site vitrine, ou un article de blog de référence, ou la doc en ligne d’un outil. Dans le formulaire Add Website :
URL : tapez ou collez l’adresse (ex: https://www.monsite.com/faq).
(Éventuellement Title ou description, l’extrait montre “Provide any facts webpages you want to include…” comme consigne, donc probablement un champ pour décrire l’usage).
Ensure the URL is accessible (pas de mot de passe).
Cliquez Save. L’AI Brain va alors probablement aller crawler cette page (ou via backend). Une fois fait, dans Websites list, ce site apparaît. Remarque : “Websites” c’est potentiellement multiple pages. Il n’est pas certain que si vous fournissez https://…/faq, il va prendre toutes les pages liées. Probablement non, c’est page par page. Donc si vous voulez qu’il prenne un ensemble, répétez Add Website pour les pages principales ou un sitemap. Par ailleurs, si la page change plus tard, vous devrez peut-être re-faire l’add ou un refresh (il n’est pas clair s’il recrawl périodiquement).
Les IA utiliseront le texte de ces pages comme base de connaissances. Par ex, Constance peut réutiliser des phrases de votre site web dans des posts (ce qui assure cohérence). Rima peut répondre aux employés en citant la FAQ du site direct. Gains de temps.
Étape 3 : Importer des Files (documents).
Dans Knowledge > Files, cliquez “Add File”. Une zone Upload File/Images apparaît. Glissez votre fichier ou Upload from your computer. Formats acceptés typiquement : PDF, DOCX, maybe TXT. Veillez à n’uploader que des documents clairs, pertinents et concis – la note UI dit “Upload only clear, relevant, concise documents to ensure accurate answers from AI”. Par ex: n’uploadez pas un backup complet de votre base de données ou un roman PDF de 300 pages hors sujet. Préférez des docs ciblés : brochure, présentations, rapports. Exemples donnés : “Company bylaws, Presentation, Various Presentations”. Ce type de docs synthétiques.
Une fois uploadé (progress bar?), le fichier apparaît dans la liste Files. Vous pouvez en ajouter plusieurs. Sachez que plus il y a de docs volumineux, plus l’AI Brain a d’infos à traiter, ce qui peut rendre les réponses plus longues ou diluer. Donc choisissez bien. Si un doc contient 90% d’info inutile pour les IA, nettoyez-le ou préférez en faire un résumé snippet vous-même.
Après avoir ajouté Snippets, Websites, Files, votre Brain commence à être bien nourri.
Étape 4 : Vérifier l’utilisation par les IA.
Testez vos IA sur des infos du Brain. Par ex, demandez à Tara une info se trouvant dans un snippet que vous avez ajouté: “Tara, quelles sont nos 3 valeurs d’entreprise ?”. Si vous aviez un snippet “Valeurs” avec “Innovation, Intégrité, Excellence” dedans, Tara devrait répondre: “Nos trois valeurs sont Innovation, Intégrité et Excellence.” – possiblement en citant mot pour mot le snippet si bien formulé. Parfait. Demandez à Rima “Quelle est la politique de retour produit ?”. Si vous avez un snippet ou doc sur ça, Rima donne la réponse exacte.
Pour un website, essayez: “Tara, que dit la FAQ sur le délai de livraison ?” – si votre site Web (ou PDF conditions) mentionne “Livraison sous 48h”, Tara doit le ressortir.
Si une IA ne semble pas utiliser une info que vous savez avoir mise, vérifiez : le snippet est-il formulé d’une manière compréhensible par l’IA, ou trop flou? Par ex, snippet: “Retour produit: 30 jours etc.” et question posée: “Peut-on rendre un achat après un mois?” – Rima/Tara devrait le faire le lien. S’il ne le fait pas, peut-être faut-il ajouter un mot clé ou formuler plus Q/R style. On peut améliorer en créant un snippet sous forme de Q:“Peut-on rendre un produit?” A:“Oui, sous 30j.”. Mais normalement l’IA comprend le langage.
Étape 5 : Maintenir et sécuriser la Knowledge.
À mesure que votre entreprise évolue, mettez à jour l’AI Brain. Si un snippet devient obsolète (ex: vous changez la politique retour de 30 à 60 jours), modifiez-le (il doit y avoir un bouton Edit Snippet pour cela). Idem pour Files: si vous uploadez une v2, supprimez l’ancien (via Delete icon). Un Reupload file option pourrait exister.
Sécurité : les données du Brain incluent potentiellement des infos sensibles (ex: bilans). Ecosysteme.ai s’engage sur la confidentialité (strict, pas de partage, usage interne uniquement). Et cryptage etc. En interne, gérez les accès : les collègues qui ont accès à l’admin Ecosysteme.ai voient tout le Brain. Peut-être ne donnez l’accès qu’à personnes autorisées. Aussi, évitez d’y mettre des données brutes nominatives trop sensibles (RGPD), à moins d’avoir un usage. Par ex, importer un fichier de clients avec adresses dans Knowledge n’a pas de sens, placez-les dans Contacts qui est fait pour. Knowledge c’est plus du contenu.
Sachez que tout ce qui est dans l’AI Brain peut potentiellement être utilisé par une IA dans ses réponses externes (ex: Tara peut dire un chiffre de CA à quelqu’un si on lui demande – bon, Tara s’adresse qu’à vous, pas aux clients, normalement documentation agent. Mais imaginez un agent support qui pourrait accidentellement divulguer une info interne si question mal posée).
Donc, cloisonnez un peu l’usage : ne mettez dans Brain que ce qui peut être partagé avec le public ou ce qui est nécessaire pour que l’IA bosse. Les secrets stratégiques, peut-être pas besoin de les mettre, ou alors soyez sûr qu’aucune IA publique n’y a accès (ce qui est le cas, vos IA ne parlent qu’aux personnes autorisées ou aux clients via comm canaux contrôlés, et ne donneront pas de secrets sans qu’on leur demande quelque chose relevant).